Mein papierloses Büro

Meine Antwort auf die Frage nach einem papierlosen Büro: Ein gutes Notizbuch! 
Mein Arbeitsjahr war geprägt von sehr vielen Terminen und Workshops die ich bei einem meiner Kunden durchgeführt habe.

Dort wurden viele unterschiedliche Themen besprochen, es wurden Jobs und Abläufe geplant und sehr umfangreiche ToDo-Listen erstellt. Die Fülle der Informationen erforderte schnell eine spezielle Taktik um bloß nichts zu vergessen, alles Auftragsbezogen abzulegen und auch nach Wochen schnell und zuverlässig Informationen und Themen wiederzufinden.
 
Meine Arbeitsweise ist ja schon immer sehr „digital“. E-Mails, Kurznachrichten, Kalender, Terminvereinbarungen, Stundenzettel, Auftragsplanung, Abrechnung – alles läuft schon lange digital. Alle meine Geräte ob Handy, Tablet, Laptop oder Desktop-Rechner sind vernetzt und synchronisiert. Danke dem Apple Universum heute keine besonders schwierige Aufgabe mehr. Mit meinen Kollegen kommuniziere ich per Video-Chat und wir haben softwarebasierte Instrumente um gemeinsam Aufträge effektiv zu bearbeiten.
 
Zurück zum oben genannten Auftrag. Ich habe mich im ersten Schritt dazu entschieden für jedes der besprochenen Themen und Workshops ein eigenes Notizbuch anzulegen. Nach nur 8 Wochen bin ich bei meinem Kunden mit einem Rucksack aus der Bahn gestiegen den ich kaum noch tragen konnte. Die vielen Notizbücher haben zwar zu mehr Übersichtlichkeit geführt, waren aber im Alltagsgeschäft so unpraktisch und schwer… das konnte nicht die Lösung sein.
 

Es war soweit: ich brauche ein papierloses Büro.

Nach vielen Gesprächen mit meinen Kollegen, Lieferanten und Dienstleistern war schnell klar es gibt Grenzen: Mein Steuerberater will ausgedruckte Rechnungen und Belege auf Papier gesammelt, meine Krankenkasse kann keine digitalen Dokumente annehmen und auch meine Bank stellt keine digitalen Kontoauszüge zur Verfügung. Ich kann also lediglich ein papierarmes Büro realisieren. Keineswegs entmutigt war mein nächster Schritt meine eigenen Workflows noch einmal ganz genau zu betrachten: wie komme ich zu Ideen, wie bringe ich meine Gedanken aufs Papier, wie kommen eigentlich meine Arbeitsergebnisse zu Stande?
 

Ich denke auf meinem Whiteboard

Immer wenn ich Konzepte entwickle oder über Lösungen nachdenke nutze ich ein Whiteboard. Dort notiere ich Stichpunkte, skizziere und kann Ergebnisse immer wieder an der Wand sehen und mich damit beschäftigen. Das inspiriert mich. 
 

Ich denke in meinen Notizbüchern

Wenn ich eine Idee konkretisiere arbeite ich mit meinem Notizbuch. Es wird gekritzelt, geschrieben, skizziert, geklebt, gesammelt …
Wenn ich bei einem Kundentermin bin notiere ich mir alles was gesagt wird handschriftlich. Ich finde es absolut Gesprächszerstörend wenn jemand auf seinem Laptop rumhämmert (oder ist der gerade bei facebook?).
 
Zurück im Büro werden die Notizen nachgearbeitet: Ich erstelle To-Do Listen, schreibe Gesprächsprotokolle und sammle alle genannten Informationen und verteile die jobbezogen in meiner Auftragsverwaltung. Mit dem gesammelten Material kann ich jetzt beginnen zu arbeiten. Wenn der Kunde Ergänzungen hat, ein Kollege mir eine Aufgabe zuweist etc. das vermerke ich im entsprechenden Auftrags-Notizbuch. 
 
Mein erstes Fazit: ohne handschriftliche Arbeitsmöglichkeit wird bei mir kein papierloses Büro funktionieren. Ich kann nicht nur in steril getippten Texten und Aufzeichnungen arbeiten. Ich brauche das Bild handschriftlicher Notizen. 
Was ich auch unbedingt benötige ist eine Art Speicher für jede Art von Information – egal ob Text, Bild, Scan, Webseite etc. 
Und zu guter Letzt wünsche ich mir eine einfache To-Do Liste wo alle meine Aufgaben abgebildet sind, die ich abarbeiten kann und wo ich erkenne: ich bin fertig (eine Situation die jeder Selbstständige sicher gut nachvollziehen kann – man findet einfach nie ein Ende).
Optimal wäre es wenn ich alles auch meinen Kollegen „öffnen“ kann und wir gemeinsam an Aufträgen arbeiten können – ohne im gleichen Büro zu sitzen.

Die Hardware

iPad Pro mit Apple Pencil
Seit der Einführung der beiden genannten Produkte gibt es erstmals eine Lösung mit der man wirklich von Hand schreiben kann. Der Pencil ist so fein aufgelöst das man nahezu ohne Verzögerung auf dem Display des iPadPro schreiben kann – nie war es besser mit einem Eingabegerät zu schreiben. Nie war es präziser. Ich habe also meine Lösung gefunden um handschriftlich auf einem digitalen Endgerät zu arbeiten.
 

Die Software

Goodnotes. Ich habe fast alle auf dem Markt befindlichen Apps für handschriftliches Arbeiten getestet. Goodnotes ist diejenige App die meine Arbeitsweise zu 100% unterstützt. Man legt Notizbücher an und schreibt – in so viele Notizbücher wie man will. Jedes kann anders aussehen, einen andere Titelgestaltung bekommen etc. Man hat sehr viele Funktionen zur Verfügung, die Notizen extrem aufwerten und deutlich übersichtlicher machen. Es gibt eine Handschriftenerkennung, Zeichenwerkzeuge, Textmarker … und man kann PDF-Dateien importieren und Anmerkungen ergänzen. Genauso wie auf einem Ausdruck. Das perfekte Tool um meine schweren Notizbücher endlich zu Hause lassen zu können. Und weil das iPad beim schreiben flach auf dem Tisch liegt bildet es auch in Gesprächen keine Barriere, sondern fällt fast gar nicht auf. Ich bin begeistert – meine handschriftliche Arbeitsmöglichkeit habe ich nun.
 
Die nächste große Frage auf dem Weg zu weniger Papier: Wohin mit allem was man sich sonst so notiert und ausdruckt hat. Wohin mit all den Dingen, die man auf keinen Fall vergessen, verlieren oder verbummeln sollte. Und wenn wir schon digital denken dann sollte es doch auch möglich sein einfach Aufgaben und To-Do listen zu erstellen – am besten für alle Teammitglieder.